싱가포르에 본사를 둔 세계 10대 항공기 리스 기업 중 하나인 고객사는 수작업 중심의 비용 관리로 어려움을 겪고 있었습니다. 이로 인해 재무 보고가 제때 이루어지지 않았고 직원들의 불편도 커지고 있었습니다. Synodus는 Microsoft 365 솔루션을 활용해 기존 프로세스를 개선했습니다. 복잡한 서류 작업 중심의 방식에서 효율적인 비용 승인 프로세스로 전환하면서 업무 시간을 크게 단축하고 재무 데이터의 정확성도 높일 수 있었습니다.
비용 관리의 과제
분산된 비용 관리
- 여러 지역에 분산된 인력과 복잡한 통화 관리: 여러 지역에서 근무하는 직원들로 인해 다양한 통화로 비용이 발생했으며, 환율 반영이 늦어지면서 비용 관리가 더욱 복잡해졌습니다.
- 오래된 업무 방식과 복잡한 정책: Excel과 이메일에 의존하는 업무 방식은 비효율적이었고 영수증이 누락되는 경우도 있었습니다. 제한된 수의 법인카드를 관리해야 한다는 점도 프로세스를 더욱 복잡하게 만들었습니다.
- 직원들의 불편과 늦어지는 보고: 번거로운 프로세스로 인해 직원들의 불편이 커졌고, 비용 보고가 지연되면서 재무 데이터의 정확성에도 영향을 미쳤습니다.
- 복잡한 정책: 복잡한 사내 정책에 따라 법인카드를 관리해야 해 이미 번거로운 비용 관리 업무의 부담이 더욱 커졌습니다.
Synodus의 솔루션
전체적인 접근 방식
- 업무 프로세스 전반의 자동화: 전체 업무 효율성을 높이기 위해 프로세스 자동화를 우선적으로 추진했습니다.
- 통합 및 호환성: Microsoft 365와 Power Platform을 활용해 기존 Dynamics 365 시스템과 원활하게 연동했습니다.
- 확장성과 향후 확장: 향후 비즈니스 성장과 변화에 유연하게 대응할 수 있는 구조를 구축했습니다.
- 사용자 중심 설계: 누구나 쉽게 사용할 수 있는 인터페이스와 통합 관리 환경을 구축했습니다.
기술 솔루션
- Power Platform 활용: 직관적인 비용 제출 양식과 원활한 승인 프로세스를 구현했습니다.
- 실시간 환율 변환: 신뢰할 수 있는 환율 변환 서비스를 적용해 비용을 정확하게 기록하고 관리할 수 있도록 했습니다.
- Dynamics 365 기반 통합 관리: 강력한 보안 환경에서 비용 검토와 관리를 효율적으로 수행할 수 있도록 하나의 관리 환경으로 통합했습니다.
- 법인카드 전용 모듈: 법인카드를 별도로 관리할 수 있는 전용 모듈을 구축했습니다.
- 일비 자동 설정: 자동으로 적용되는 요율을 통해 번거로운 절차 없이 비용을 정산할 수 있도록 했습니다.
- 맞춤형 다채널 알림: 담당자의 역할과 업무의 긴급도에 따라 적절한 알림을 받을 수 있도록 구성했습니다.
- 지속적인 개선 전략: 사용자 피드백을 바탕으로 시스템을 지속적으로 개선할 수 있는 방식을 적용했습니다.
성과 및 효과
자동화된 비용 관리 시스템을 도입하면서 행정 업무에 대한 부담을 줄였을 뿐만 아니라 직원들의 업무 경험과 회사의 재무 운영에도 긍정적인 변화를 가져왔습니다. 이를 통해 보다 효율적이고 생산적인 업무 환경을 구축할 수 있었습니다.
결과 및 영향
1
월 1주
데이터 입력 프로세스를 자동화하고, 직원들에게 보고서 제출을 일일이 요청하는 업무와 서류 관리에 소요되는 시간을 줄여 절감할 수 있었습니다.
85%
번거로운 비용 보고서 작성에 소요되는 시간 단축
직원들은 몇 번의 클릭만으로 간편하게 비용을 제출할 수 있으며, 회사 비용을 개인 돈으로 먼저 결제해야 하는 부담도 없앨 수 있었습니다.
